ペーパーロジックの口コミや評判

ペーパーロジック株式会社
住所：〒108-0075 ​東京都港区港南二丁目16-5 NBF品川タワー5階ワークスタイリング内
TEL：03-4567-6321

東京都港区にあるペーパーロジック株式会社は、紙の書類保管が義務付けられている書類の完全ペーパーレス化を目的とした画期的なITソリューションを提供している企業です。ペーパーロジックといえば、税理士や弁護士などが集まるプロフェッショナル集団であるなど多くの特徴があります。今回はそんなペーパーロジックの魅力を紹介します。

請求書や納品書など契約書以外も電子化できる

昨今、厚生労働省が提唱している働き方改革の促進やコロナ禍などの影響もあり、私たちの働き方は多様化しているでしょう。特に大きな変化として挙げられるのは、出社をともなわないリモートワークへの移行ではないでしょうか。

このリモートワークへの移行はさまざまな利点がある反面、いくつかの問題が生じました。中でも多くの企業が直面した問題点は、書類の取り扱いについてです。従来であれば全員が会社にいる状態なので、契約書の作成から稟議、承認まで、社内で全て完結することができましたが、リモートワークが始まると、承認印をもらうために出社や郵送しなければならないという大きな手間が発生してしまいました。

そのような手間を解消するため、現在各企業が進めているのが書類の電子データ化です。契約関係書類を電子データ化することで、郵送や出社の手間を省くとともに、保管場所が不要になるなど物理的なメリットもあります。

しかし、書類の電子データ化については、契約書をはじめとする契約関係書類ばかりに目が行きがちですが、ペーパーロジックであれば、請求書や納品書などの契約関係以外の法定保存文書も全て電子データ化することが可能になります。

電子契約は自由に使いわけることが可能

契約といっても、認印や署名のみで完結するようなものもあれば、実印に印鑑証明を添えなければならないものまで、契約の内容や金額、重要度に応じて使うハンコは異なるのです。当然、電子契約になったとしても、契約の重要性が変わる訳ではないので、ハンコの使い分けは必要になります。その点についても、ペーパーロジックなら問題ありません。

ペーパーロジックの電子契約では、立会人型（認印）と当事者型（実印）の両方に対応しています。立会人型は、電子契約サービス事業者が署名者の身元をメールアドレス等で確認してくれるのです。それに対して、当事者型は第三者の証明書発行機関が本人確認書類を用いて身元確認を行います。

それだけではなく、契約相手も電子証明書の取得や利用が可能であり、また、契約締結時には認定タイムスタンプが自動で付与されるので、電子契約に不慣れでも安心して利用することができます。

電子角印で取引関連書類を電子化できる

昨今のペーパーレス化促進の影響もあり、電子データや電子契約という言葉を耳にする機会も増えてきました。そんな契約関連手続きを行うなかで、ペーパーロジックの提供する電子角印を使えば、契約書以外の見積書や請求書、納品書などの企業間取引に使うさまざまな書類を電子データ化することができます。

今までのように紙の書類一枚一枚に角印を押して郵送という一連の作業が、書類を電子データ化し電子角印を使うことで、郵送費などのコストと押印などにかかる時間の大幅な削減につながります。また、ペーパーロジックの提供する電子角印は、法人電子証明書をともなう電子署名なので、企業や組織でも安心して利用することができるのです。

社内署名で記録を長期保存できる

ペーパーロジックは、書類の完全ペーパーレス化を目的としているので、電子データ化（ペーパーレス）の対象となる書類は、社外との契約関連書類だけではありません。社内で閲覧・通達するための書類（取締役会議事録など）もペーパーレス化の対象となります。

社内書類は、重要度の高いものから低いものまでさまざまあり、内容によっては社内だけでなく、社外の取締役やグループ会社の関係者からの承認を経てはじめて最終文書となるものもあります。このような書類も電子データ化することで、電子署名での対応が可能となり、全ての承認者の署名が揃った時点で、タイムスタンプが付与されるのです。

このようなシステムを用いることで、修正や改正を行った日時を記録することもできるため、従来の紙書類の時に比べ、さまざまな記録を長期的に保存することができます。

法的保存機能と共有フォルダもある

電子データ化を進めていくにあたり、事前に理解しておかなければならないことがいくつかあります。その中でも重要なのが、電子帳簿保存法についてです。1998年7月に施行された法律で、法令上、原則、紙保存とされている国税関係の帳簿や書類を電磁的記録（電子データ）で保存することを認める法律です。

これは、紙で保存することの手間や保管スペースなどさまざまな非効率を改善させることにつながりますが、当初は要件が厳しくなかなか浸透しませんでした。しかし、少しずつ要件緩和や対象書類が増えたことで導入する企業も増えてきました。

この要件をはじめとする内容を改正時も含め、しっかりと理解しておかなければ、せっかく進めていた電子データ化も振り出しに戻ってしまう可能性があります。その点、ペーパーロジックであればタイムスタンプ一括検証機能による検索で税務対応もスムーズに行え、令和３年度の改正にもしっかりと対応しています。また、紙の書類と電子データの一括統合管理にも可能なので、導入への障壁は限りなく低くなるようです。

 

今回は、税理士や弁護士の集まるプロフェッショナル集団であり、書類の完全ペーパーレス化を目指すペーパーロジックを紹介しました。専門家集団が提供するサービスなので、法改正への対応スピードも早く、専門知識のない利用者でも安心して利用することができます。今後、ペーパーレス化を目指すのであれば選択肢の一つとして入れることをおすすめします。