DocYouの口コミや評判

公開日:2022/06/01   最終更新日:2022/06/27

DocYou(日鉄日立システムエンジニアリング株式会社)
住所:〒104-6591 東京都中央区明石町8番1号 聖路加タワー26階
TEL:サイト内問い合わせフォームあり

企業間の契約や取引には、多くの書面が必要となります。契約書類や取引書類を作成すると、印刷代やペーパー代といった事務経費と、業務を行う人件費が必要です。そんな企業間の契約や取引を効率化してくれるのが電子契約や電子取引です。この記事では、電子契約や電子取引を一括で管理できるサービスDocYouについてご紹介します。

オールインワンの電子契約・電子取引クラウドサービス

DocYouは、企業間の取引における、電子契約、電子取引、書類配信、ドキュメント管理がすべてできる、統合型契約書類管理プラットフォームです。近年、ペーパーレス化を図ってさまざまな取引をクラウド上で行う企業は増えてきました。しかし、電子契約サービス、電子署名サービス、電子取引、書類の配信、書類の管理など、それぞれ別のサービスを利用している企業も多いです。

別のサービスを利用すると、その分手間がかかってしまいます。しかしDocYouなら、それらすべての書類管理が一括でできるのです。また、DocYouで送受信した取引書類以外でも、別のシステムで送受信した書類や社内文書をドキュメント管理で一元管理できます。

DocYouを導入することで得られるメリット

DocYouを導入すると、さまざまなメリットが得られます。具体的に見ていきましょう。

■印紙代や人件費などのコストを削減できる

DocYouを導入すると、書面での契約にかかっていたコストを大幅に削減できます。具体的には、契約書を送るための送料、印刷や郵送手配をするための人件費、書面の契約書では必要とされる印紙代、契約書類を保管するための什器や保管場所にかかる保管料、契約書作成の際にかかる製本テープ代、契約書を印刷する用紙代、契約書を印刷するためのインク代がカットできます。

■業務を効率化でき、大幅な時間短縮になる

DocYouを導入することで契約業務を効率化することができ、大幅に時間短縮ができるというメリットがあるようです。なぜなら、DocYouではWebのブラウザ上で契約の締結ができるからです。契約書を送付したり、署名・押印のためのやりとりをしたりする必要がありません。そのため、そこにかかっていた時間を別の業務に使うことができ、企業全体の生産性がアップします。

■ペーパーレス化でSDGsにつながる

DocYouによる電子契約や電子取引によって、ペーパーレス化が実現できます。ペーパーレス化は政府も推進している政策で、紙資源を削減することで地球温暖化対策にもなるのです。ペーパーレス化によって、今多くの企業が取り組んでいるSDGsの実現にも近づきます。

■コンプライアンスを強化できる

DocYouの導入は、コンプライアンス強化にもつながります。電子契約や電子取引はクラウド上に電子文書が保存されるため、書面のような原本の紛失や破損、劣化リスクが防げます。さらに、電子契約上で契約時刻を証明するタイムスタンプを付与することで、改ざんリスクも防げるのです。

■契約状況を可視化できる

DocYouを導入すると、企業の契約状況を可視化できるというメリットがあります。複数の取引先との契約があるときでも、今どのような契約をしていて誰が何をすべきなのか、一目で確認できるのです。契約状況を可視化することで、業務の抜け落ちや漏れを防げます。

シンプルで分かりやすく便利な機能が充実

DocYouには、シンプルで分かりやすい便利な機能が充実しています。どのような機能があるか、詳しく見ていきましょう。

■ダッシュボード

ダッシュボードはDocYouにログイン後に表示される画面で、取引の状況を一目で確認できます。送受信をした未処理の取引が回答希望日の古い順に表示されるため、取引の進捗がすぐに確認できます。

■書類検索

DocYouでは、取引先名、件名、書類パターン、ステータス、タグ、未読or既読、送信日、承認日、取引日、取引金額などを含めた20以上の項目から、書類の検索が可能です。

■書類整理

書類整理は、各種書類に分類用のインデックスタグを設定できる機能です。情報共有のための目印として設定したり、類似書類を分かりやすくファイリングするために設定したりと、企業に合わせたさまざまな使い方ができます。

■テンプレート登録

テンプレート登録は、よく使用する書類のテンプレートを事前に登録できる機能です。取引先別でテンプレートを設定しておくと、実際に取引書類を作成するときに効率よく作成ができます。

■承認依頼メール

承認依頼メールは、承認依頼の通知メールを書類ごとに必要な人へ必要なタイミングで送れる機能です。

■一括ダウンロード

一括ダウンロードは、書類検索の際に出たファイルの一覧を一括でダウンロードできる機能です。PDF形式かCSV形式のファイルでダウンロードができます。

3社間取引

取引先設定画面で“3社間取引”を選択すると、宛先を2社まで選択できる機能です。3社間の契約や取引も、スムーズに進められます。

nn取引

nn取引では、1つのアカウントで複数の取引先とやりとりができる機能です。取引先ごとや取引ごとにログインする必要がないため、効率よく取引業務が行えます。

■マルチアカウント

企業内の複数部門でDocYouを利用する場合は、アカウントを分けるマルチアカウント機能が便利です。各部門の担当者が、確認できる書類の範囲を制限することができ、他部門の情報を確認できないようにすることで、必要な情報のみが入ってくるため、業務が効率化できます。

料金は3つのプランから選択できる

DocYou導入の際は、3つの料金プランから選べます。

■トライアル

トライアルプランは、まずは電子契約をお試ししてみたいという企業におすすめのプランです。基本料は最長2か月まで、電子契約・電子取引・配信の送信料は月10通まで、保管料がすべて無料になります。トライアルプランでのユーザー登録数は10ユーザーまでです。

■スタンダード

スタンダードプランは、基本的な電子契約サービスを利用したいという中小企業向けのプランです。基本料は月2万円、電子契約・電子取引の送信料は1200円、タイムスタンプ無しで配信のみの送信料は501,000円、タイムスタンプありで配信のみの送信料は502,000円、保管料は1GB1,000円です。また、スタンダードプランでのユーザー登録数は50ユーザーまでになります。

■エンタープライズ

エンタープライズプランは、月の利用数が多く、高度な機能を利用したいという中~大企業向けのプランです。基本料は月3万円、電子契約・電子取引の送信料は505,000円、タイムスタンプなしで配信のみの送信料は501,000円、タイムスタンプありで配信のみの場合は502,000円、保管料は1GB1,000円です。そしてエンタープライズプランでのユーザー登録数は、50ユーザーまで可能になります。

 

電子契約・電子取引サービスのDocYouについてご紹介しました。DocYouは、電子契約を始めとするさまざまな書類管理を一括でできるサービスです。DocYouを導入することでさまざまなメリットが得られ、企業全体の生産性が上がるでしょう。これから電子契約サービスを利用したい企業や、電子契約や電子取引といったやりとりを一つのプラットフォームにまとめたいという企業は、ぜひDocYouを試してみてはいかがでしょうか。

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