Contract Oneの口コミや評判

Contract One(Sansan株式会社)
表参道本社：〒150-0001 東京都渋谷区神宮前5-52-2 青山オーバルビル 13F
TEL：03-6758-0033

ここ数年で、日本でもテレワークへの移行が進んでいます。テレワークを進めるなかで問題となるのが、まだまだ非デジタルな作業が多い、契約業務です。そこで、オンライン上でそうした業務をひとまとめに行えるシステムが次々と登場しています。この記事では、そんな電子契約システムの「Contract One」を解説します。

契約業務をDX化するクラウド契約業務サービス

いままでは伝統的な手続きの多かった締結業務をオンラインに移行すると、より高度で安全に作業を行うことが可能になります。そうした手続きにまつわる作業のDX化を実現するクラウド契約業務サービスである、Contract Oneの持つシステムをいくつか見てみましょう。

契約業務をシステム内で完了

印刷された資料や判子の捺印、締結の書類の郵送など、締結にまつわる業務には非デジタルな作業が多く残っています。そうした業務をDX化するシステムが、Sansan株式会社が提供する「Contract One」です。

締結にまつわる作業をシステム内で行うことで、仕事の負担も時間的なコストも削減することができ、業務効率の向上につながります。

紙の契約書がいらないスマート判子

ペーパーレスと並んで、ハンコレスは、新しい働き方を実現するうえで重要な取り組みです。テレワークが始まったとき、真っ先に問題となったのは判子の扱いです。これまでは、契約書への捺印を目的に出社するということが少なくありませんでした。

そんな捺印をはじめ、書類の作成、締結のやりとりを含めて電子化することで、業務のコストを減らすことができます。「スマート判子」は、ペーパーレス、ハンコレスを実現する、新しいシステムです。

契約書類をクラウドで保管:スマート台帳

契約書類を電子化するときに懸念されるのは、これまでの印刷された書類とデジタルの書類が混在することで、保管が煩雑になることです。そこでスマート台帳は、多様な締結の書類のデータベースをクラウド上に構築することで、紙と電子、両方の契約書を一括保管します。

Contract Oneの3つのメリット

Contract Oneを導入してデジタルの書類に切り替えることには、どのようなメリットがあるでしょうか。

契約業務をオンラインでまとめる

Contract Oneを導入することで、契約書の作成から、押印、発送など、印刷された書類につきものであった業務を、システム上のみで作業することができます。これまではオフィスに出向いて行っていた作業をシステム内で行うことで、テレワークの促進につながります。

それだけはなく、電子契約書を用いることによって、書類を紛失するようなリスクを減らすことが可能になります。

契約書類をクラウドで一括保管できる

印刷された書類とデジタル契約書が混在していると、保管に多大なコストがかかります。Contract Oneは、実物とデジタルどちらの書類もクラウド上で一括保管することができます。

Contract Oneでは、契約書のデータ化は、電子帳簿保存法に則った形式で保存されます。また、このサービスにおいては、情報の検索や関連付けの機能が優れているため、これまでの書類よりも効率的な作業ができます。

業務のDX化で新しい時代の働き方が可能になる

締結業務をシステム上で行い、情報もクラウドで保管することで、業務のDX化が促進され、新しい時代の働き方が実現します。Contract Oneを導入することで、テレワークの促進や業務のペーパーレス化だけでなく、災害発生時の対策が行えます。

契約業務をワンストップで行える機能が充実

Contract Oneには、締結から情報の活用まで、契約業務をワンストップで行える充実した機能が備わっています。このシステムが持つ機能をひとつずつ見ていきましょう。

契約の取り決めに関する機能

Contract Oneでは、電子契約書と連動して、様々な技術を提供しています。書類の印刷や製本、捺印などの伝統的な業務にはContract Oneの代行システムがあります。

また、書類の郵送と受け取りも、ネット上のシステムと連携して行うことができます。

契約書のデータ化と保存

Contract Oneは、紙の契約書のスキャンのようなデータ化作業を代行するサービスを提供しています。Contract Oneでは、すべての契約書を正確なデータとしてクラウド上で保護します。

加えて、契約書原本の保管もシステム内で対応しています。

契約書の保管と契約情報の活用

Contract Oneは、契約書をデータ化して、有用なデータベースをクラウド上に構築する技術を提供しています。Contract Oneには、データベース上の検索機能だけではなく、契約契約期限の監視や書類の関連付けなどの機能も備わっているため、契約情報を有効に活用することができます。

まとめ

Contract Oneは、業務のDX化を促進するサービスです。Contract Oneを導入することで、これまで古い作業の多かった契約作業をシステム内でおこなうことが可能になります。これによって、仕事のペーパーレス化やテレワークへの移行が進みます。

Contract Oneは、新しい働き方への対応に加えて、煩雑だった締結業務の電子化から書類の保管などを代行させることで、より高いレベルのコンプライアンスを実現します。自社の業務環境などを加味して、オンライン契約業務サービスを選びましょう。