電子契約サービスを導入するまでの大まかな流れを確認しよう！

電子契約サービスはデジタル文書に電子署名することで成立する契約で、書面と同様の法的効力を持っています。電子署名は電子証明書とタイムスタンプによって「本人証明」と「非改ざん証明」の2つを証明できるため、書面よりも高い正当性を保証できます。今回はそんな電子契約サービスを導入するまでのおおまかな流れを確認しましょう。

電子契約サービスの導入メリット

電子契約サービスは、紙媒体で行っていた各種契約の締結をデジタル化しオンラインで行えるシステムです。紙でのやりとりが不要になるのでペーパーレス化でき、契約締結にかかる時間も大幅に削減できます。電子契約サービスを導入することによって得られるメリットを具体的にご紹介します。

リモートワーク対応が容易

電子契約サービスはインターネットに接続できる状況であれば、どこからでも契約を締結できます。そのため、場所を選ばずに契約締結に関わる作業を進めることができます。新型コロナウイルスなどでリモートワークが推奨される状態であっても問題なく対応できるというメリットがあります。

セキュリティ面の強化

紙の書類は事故や過失で物理的に失われてしまったり、偽造や複製、改ざんを受けたりした場合に見抜くのが難しいというリスクがありますが、電子契約であれば電子署名によって内容に改ざんがないことを証明できるので、セキュリティ面でも安心です。電子署名には2つの証明の役割があります。契約書を本人が作成したことを証明する「本人証明」と、契約書が改ざんされていないことを証明する「非改ざん証明」です。

電子署名には指定認定局から発行される電子証明書とタイムスタンプが付与されており、書類の正当性を保証してくれる仕組みになっています。とくに「当事者型」といわれる電子署名では、取引を行う双方が電子証明書を発行する手続きをとるため、より厳格に本人であること担保する効力をもちます。

業務の効率化

電子契約サービスであれば、書面契約書と比べて取引先への書面の送付や押印した原本の返送などの手間がかからないため、スピーディーに契約締結までを済ませることができます。書面では郵送の手間により数日から数週間かかっていた契約手続きを、オンライン上でスピーディーに済ませることができるため、業務の大幅な効率化がはかれます。また紙媒体の契約書の場合、該当書類を探す際には時間と労力が必要となる場面が多いですが、デジタルデータであれば検索機能ですぐに見つけられる面でも作業の効率化に貢献しています。

コスト削減

冒頭でもご紹介したように、電子契約サービスを導入することで紙でのやりとりが不要になります。ペーパーレスになることで、紙代、インク代といった印刷に関わる費用をはじめとして、封書代、印紙税、郵送代が不要となります。また書類を保管しておくファイルや棚も不要となり、紙データの管理にかかる人件費やスペースも削減可能です。

電子契約サービスを導入するまでの大まかな流れ

それでは実際に電子契約サービスを導入するまでの大まかな流れをご紹介します。

まずは導入する目的を明確化することが大切です。電子契約サービスを導入することでさまざまなメリットが得られることはご紹介済みですが、サービスの提供者ごとにターゲットとする業界や年間の契約数の規模などが異なります。自社が年間結んでいる契約数や、契約締結面で抱えている課題を把握したうえで、採用したい機能やプランを選択しないと「不要な機能が多く料金が高額」「必要な機能が満たされていない」という事態に陥ってしまいます。

たとえば経費の削減や、テレワーク中の業務の滞り解消、契約書類の管理簡易化などが課題例に挙げられます。電子契約サービスを導入する目的が明確化されたら、導入前に社内の段取りをつけます。社内の法務担当者がサービス導入についてまだ話がついていない場合には、電子契約サービスの法的な有効性や、契約書の内容や契約業務の業務フローに変更が生じることを説明します。

次に契約書の電子化を社内に浸透させるステップです。いきなりすべての契約書を電子化すると社員が混乱する可能性が高いため、重要度の低い契約書から徐々に電子契約を導入していくことをおすすめします。あらかじめどの順序で契約書を電子化するか決めておくとスムーズです。その後、いよいよ実際に導入するサービスを比較検討して決定します。

電子契約サービスの選び方のポイント

電子契約サービスを導入する準備を整えたら、実際に導入するサービスの選定を実施します。電子契約サービスを導入する目的を判断軸として、この目的を果たせるサービスを探します。年間契約数やニーズによって最適なサービスは異なってくるため、あらかじめ電子契約サービス導入で解消したい課題をよく検討しておくことがポイントです。無料のお試し期間がある場合には活用してみることをおすすめします。実際に使用することで、使い勝手や必要な機能が充分揃っているかを判断することが可能になります。初めからひとつのターゲットに絞り込まず、複数のサービスを比較してより好ましいものを選択することが大切です。

まとめ

電子契約サービスを導入するまでの大まかな流れをご説明しました。電子契約サービスを導入することによって得られるメリットはさまざまです。契約書の作成や郵送・管理にかかわる印刷代・印紙税・郵送代・人件費や管理場所といったコスト削減、契約締結にかかる時間や書類検索といった手間の短縮による作業の効率化、書面の偽造や改ざんを防ぐセキュリティ面の強化などです。電子契約を導入する際には、契約締結に関して抱えている課題を明確にし、その課題を解決できるサービスを選ぶことが大切です。オプションやプランの選択は過不足がないようしっかり検討しましょう。