脱ハンコによるペーパーレス化とは?導入のメリットを解説!

公開日:2022/06/15   最終更新日:2022/06/27

近年ペーパーレス化の促進に伴い、通常の業務であれば、リモートワークでもほとんど支障がなくなっています。しかし、署名や押印が必要な一部承認書類については在宅では対応できず、そのためだけに出勤しているというケースもあります。今回はこのような問題を解決すべく、承認時の押印が不要となる脱ハンコについて解説しましょう。

働き方改革推進による脱ハンコ

昨今、テレビのニュースや雑誌、新聞などでも目にすることの多い働き方改革。201941日より施行されたこの法案は、近年日本が直面している少子高齢化にともなう生産年齢人口の減少や働き方の多様化など、多くの問題を解消していくことを目的としています。

もともとは、大企業に向けた内容が大半を占めていましたが、コロナの影響もあり、大企業だけではなく、中小企業も働き方の見直しをせざるを得ない状況となりました。働き方改革は、働く人々が個々の事情に応じた多様で柔軟な働き方を、自分で選択できるようにするための改革ともいえます。

そんな働き方改革促進の大きな足かせとなっていたのが、古くから続く日本のハンコ文化です。コロナの影響でリモートワークが多くなると、はじめに直面する問題は、書類のやり取りです。紙の書類では、誰が確認したのか?郵送した書類は先方に届いたのか?など多くの手間が発生します。

そこで、企業はペーパーレス化を急速に進めました。電子データであれば、クラウドに保存することで、共有することも容易であり、また変更・修正した内容もリアルタイムで反映されるため、余計な手間がかかりません。

しかし、ペーパーレス化が進んでも解決できないのが、承認時に必要な責任者の承認印。印鑑の文化が根強く残る日本では、押印のために出勤するという手間が発生してしまうケースが多数発生しました。

そのような問題を解消するために今、電子契約システム導入による脱ハンコを取り入れる企業が急速に増加しています。電子印鑑を導入することで、押印のための出勤や郵送などの手間が発生しないなど、脱ハンコは企業にとっても、働く従業員にとっても非常にメリットが多いといえます。

脱ハンコのメリット・デメリット

前項では、なぜ今、脱ハンコが急速に進んでいるのかを解説しました。記載のとおり、非常にメリットが多い電子印鑑ですが、メリットばかりではありません。ここでは、改めて脱ハンコによるメリットとデメリットを紹介します。

まずはメリットの1つ目、コストの削減です。「書類を紙から電子データに替えただけで、コスト削減につながるの…」と思う方がいるかもしれませんが、ペーパーレス化により削減できるのは、用紙代だけではありません。

印刷にかかるインク代やプリンタの維持管理費、ほかにも郵送費や封筒代など電子データにすることで、大幅なコスト削減につながります。また、書類の保管スペースが不要になるのも大きなメリットといえます。

2つ目は、コンプライアンスの強化です。紙の書類には紛失等のリスクがつきものです。重要な書類であればあるほど、保管期間が長く、紛失や改ざんのリスクも高まります。電子データであれば、セキュリティ対策がなされたサーバで保管することで、コンプライアンスを強化できます。

これらメリットの反面、デメリットもあるのです。デメリットの1つ目は電子データに対応していない書類があることです。法律の改正などで、電子データ対応書類が増えてきたものの、一部の契約関連書類等は、いまだ紙で残さなければなりません。今後変わる可能性もありますが、注意が必要です。

2つ目は切り替えには事前準備が必要不可欠ということです。今まで紙でやりとりしていた契約等の業務を電子データ化し脱ハンコにするということは、自社内はもちろん、取引先にも事前に説明し、同意を得る必要があります。自社内で準備ができたとしても取引先の理解が得られなければ、契約が継続できないことにもなりかねません。

ペーパーレス導入時に気をつけたいポイント

メリット・デメリットを踏まえ、検討し、実際に導入を進めるうえで、注意しなければならない点をまとめました。

1つ目は、前項でもデメリットとして挙げたペーパーレス化が非対応の書類があることです。作業の効率化や保管場所が不必要になるなど、書類のデータ化にはさまざまなメリットがありますが、法律により電子データ化が認められていない書類があります。

代表的なものとしては手書きで作成した仕訳帳や手書きで作成した請求書の写しなどです。これらの書類は法律で原本保存が定められています。ここに挙げたもの以外にも電子データ化が認められていない書類はあるので、ペーパーレス化を導入する際には電子帳簿保存法やe-文書法など関連法案をしっかりと確認しましょう。

2つ目は保存要件の確認です。ペーパーレス化に際してe-文書法では、保存要件が定められているため、この要件に則り保存する必要があります。具体的には、文字や数字がしっかりと読み取れる見読性、必要なときにすぐ呼び出せる検索性、堅固なセキュリティを施した機密性、改ざん防止のための修正履歴が残る完全性です。

すべてが必須というわけではありませんが、自社で扱う書類には何が必要なのか事前に把握しておかなければなりません。このようにいくつかの注意点はあるもの業務効率化にペーパーレス化は必須といえます。注意点を理解しながら導入を進めてください。

 

今回は、リモートワークを円滑に進めるうえで、最大の障壁であったペーパーレス化にともなう印鑑の問題点について解説しました。デメリットや注意点など解説しましたが、今後、事業の効率化や働き方改革を進めるためにペーパーレス化や電子契約は必要不可欠といえます。今回の記事を参考に少しずつでもペーパーレス化の促進をおすすめします。

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