電子契約サービスを導入する際に注意するべきポイントとは？

 

リモートワークが進んでいる現代では、オンライン上で契約を交わせる電子契約サービスが多くの企業で導入されています。「我が社でも電子契約サービスを導入したい」と考えている経営者の方も多いでしょう。今回は、電子契約サービスを導入する際に注意するポイントを紹介します。

電子契約サービスの導入にはこんなメリットが！

電子契約サービスを導入すると、書面の契約にはないメリットが得られます。電子契約サービスを導入するメリットを4つ紹介しましょう。

紙で契約を交わすより圧倒的に早い

電子契約サービスを導入すると、紙で交わす契約よりも圧倒的に早いスピードで進められるのが魅力でしょう。紙の契約書だと、郵送して相手に届くまでに数日かかります。

契約までに時間がかかると、それだけ全体的なスケジュールが遅くなってしまう原因にもなるでしょう。また郵送中の事故で紛失していないか、ちゃんと届いたかどうかの不安も解消されるため安心です。

事務労力やコストの削減にもなる

電子契約サービスは、事務労力やコストを削減できるのもうれしいポイントです。紙の契約書を書き損じた場合は、再度書き直しが必要になるため面倒に感じる人も多いでしょう。電子契約サービスなら、送信してすぐに相手に届くため時間コストもかかりません。

書き損じてもキーボードですぐに書き直せるため、業務効率も抜群です。また、管理を徹底していれば電子契約書をなくす心配もないため安心です。

リモートワークに対応しやすい

電子契約サービスを導入すると、リモートワークにも対応しやすいのが魅力でしょう。電子契約サービスは、押印も電子ハンコで完了することも多く、わざわざ出社して書面の整理をする必要もありません。

現代では電子契約サービスを導入している会社がとても多いため、電子契約サービスを導入していないと業務上不利になる場合もあるでしょう。電子契約サービスはこれからの働き方において、重要な役割を果たします。

コンプライアンスを強化できる

電子契約サービスを導入すると、コンプライアンスも強化できるというメリットもあります。紙の契約書だと印鑑を捏造して書面を改ざんされる可能性がありますが、電子契約書だと変更記録のログを取っておけるため、いつ誰が書面を書き換えたのか一目瞭然です。また、物理的な紛失や持ち出しも防げるため、情報漏洩の防止にも役立ちます。

電子契約サービスを導入する際に注意するべきポイント

とても便利な電子契約サービスですが、導入する際には注意しておくべきポイントが3つあります。計画を立てて、1つずつクリアしていきましょう。

取引先へ事前に伝えておく

まず、今までの取引先に電子契約サービスを導入する旨を伝えておく必要があります。今までの紙の契約書から電子契約サービスに変更する場合、取引先も契約上の事務手続きのフローを変更しなければなりません。電子契約サービスを導入する場合は、事前に取引先に伝えておきましょう。

セキュリティ対策を万全にしておく

インターネット上で契約を交わす場合、サイバーセキュリティーが万全でなければなりません。セキュリティ対策が甘いとサイバー攻撃によって簡単に情報漏洩してしまいます。

社員以外はアクセスができないように鍵をかけたり、操作のログを記録できるようにしたり、対策は徹底しておきましょう。セキュリティ対策に不安がある場合は、サイバーセキュリティーのコンサルティングで相談するのもおすすめです。

すべての契約が電子契約に対応しているわけではない

現代は電子化が進んでいるとはいえ、法律的に「紙の書類でなくてはならない」と定められている契約書もあります。たとえば「定期借地契約書・定期借家契約書」「宅建業者の媒介契約書」「不動産売買における重要事項証明書」「マンション管理等の委託契約書」などの書類は、電子契約書では締結不可となっています。

これらの書類はあくまで一例であるため、作成する契約書が電子対応しているのか、きちんと把握しておく必要があるでしょう。

電子契約サービスの導入フロー

電子契約サービスを導入する場合、いきなり導入すると失敗します。業務効率化を図るためにも、おすすめの導入フローを紹介します。

電子契約サービスの導入範囲を決める

現在交わしている契約のなかで「どこまでを電子契約にするのか、どこまでを紙の契約にするのか」をあらかじめ決めておきましょう。無計画にすべて電子化してしまうと、管理が大変になる場合があります。不安な場合は少しずつ電子化を始め、社員にも慣れてもらいながら、電子化を進めるのがおすすめです。

どの電子契約サービスを導入するのか決める

管理業務や契約内容によって、おすすめの電子契約サービスは異なります。テンプレート機能があるサービスや契約書管理があるサービス、なかにはプロジェクト管理まで可能な電子契約サービスもあるため、電子契約サービスは快適に業務を進めるツールとしても優秀です。

電子契約のルールを決める

電子契約を導入するにあたって、自社でルールを整備する必要があります。電子契約書の承認フローや業務フローを定めておきましょう。円滑に運用するためにマニュアルも整備しておくのがおすすめです。

取引先へ伝えておく

自社で電子契約の導入範囲やルールを決めたら、取引先へ伝えましょう。書面の契約が浸透している企業のなかには、電子化への抵抗がある会社もあるでしょう。今後のスムーズにやりとりをするためにも、少しずつ電子化への対応を依頼するのがおすすめです。

 

電子契約サービスは簡単に導入できますが、いきなり無計画に導入してしまうと失敗します。自社の社員への周知や導入範囲を決めたり、取引先への理解を求めたりするなど、さまざまなプロセスが必要です。まずは小さな範囲から電子化してみると管理がしやすいでしょう。