電子契約サービスの導入費用や具体的な費用対効果まで詳しく解説!

公開日:2022/11/15   最終更新日:2022/11/10

電子契約サービス
契約の締結など重要な取引の場面において、従来は書面を印刷し押印してもらう必要がありました。電子契約サービスを導入することで、契約書をはじめとするあらゆる書面を取り交わす際に、すべてのプロセスをクラウド上で済ませることができます。今回は電子契約サービスの導入費用や具体的な費用対効果まで詳しく解説します。

電子契約サービスの導入費用相場

電子契約サービスを導入することのメリットは多々あります。たとえば、ペーパーレス化や、契約に関わるやり取りがスピードアップすることが挙げられます。

契約書面の印刷に必要な紙代、インク代、取引相手が遠方にいる場合に必要な郵送費や封書費、作業にあたる人員の手間など、ペーパーレスになることでコスト削減が図れます。

また、契約期間の短縮化は業務効率の向上につながります。そのため電子契約サービスを取り入れる企業は増加しており、とくに新型コロナウイルスによるテレワーク化により、さらに導入は加速化しています。

そんなメリットの多い電子契約サービスですが、とくに重要なポイントはセキュリティ面にあります。

紙の書類は事故や過失で失われることや、複製や改ざんなどのセキュリティ上のリスクがありますが、電子契約であれば電子署名によって内容に改ざんがないことを証明できるので、セキュリティ面でも安心です。

電子署名には契約書を本人が作成したことを証明する「本人証明」と、契約書が改ざんされていないことを証明する「非改ざん証明」の2つの役割をもっています。デジタルデータは紙のデータよりも複製や編集が容易にできてしまいます。

しかし、電子署名に付与された電子証明書とタイムスタンプが、書類の正当性を保証してくれる仕組みになっているのです。電子証明書は指定認定局により発行される証明書、タイムスタンプは書類に署名を行った時刻です。

この2つがあることで、タイムスタンプが押された時刻と対象となる時刻に文書が存在している証明が、それ以降の時間に改ざんを受けていないことを証明することが可能になります。

電子署名には「当事者型」と「事業者署名型」の2つの種類が存在します。当事者型は書面の送付元と送付先の双方が事前に電子認証局で証明書を発行する必要があります。

本人確認が厳格となる分、なりすましリスクを軽減できます。事業者署名型は電子契約サービス利用者の電子証明書は不要で、書面の送付元と送付先のいずれかがシステムを使っていれば契約の締結が行えます。

電子契約サービス事業者が署名を行うため手間や時間がかかりませんが、本人確認はそれほど厳格ではありません。電子契約サービスは一般的に基本料金と、契約を締結するごとに発生する従量課金で成り立っています。

平均的な月額基本料金はスタンダードなサービスであれば1~4万円程度です。従量課金は1件の契約書あたり50~300円あたりが相場となっています。

年間契約数が多いほど費用が高くなるため、見込まれる年間契約数を想定して、電子契約サービスごとの料金体系をチェックし、場合によってはオプションを上手に活用することが大切です。

システムによっては月10件まで無料、など上限付きの無料プランが用意されていることもあります。

また、契約書のリーガルチェックを弁護士に依頼する際もオプション料金が必要となるため注意が必要です。リーガルチェックの相場は契約書の内容にもよりますが、一般的な契約書であれば1通あたり3~5万円前後です。

電子契約サービスの費用対効果

電子契約サービスでは紙の文書での契約とは異なり、収入印紙費や郵便代はかかりません。また、契約書を保管するためのファイルや棚の維持費、管理コストも不要です。

日々大量の契約書を取り交わしている企業であれば、電子契約を導入することでこれらの費用を削減し、かつ作業の効率化や、これまで契約書の郵送や管理などに割いていた労働コストをもっと企業の本質的な業務へ割り当てることが可能となります。

反対に契約書の発行数が年間を通して数通しかないような場合は、無理してデジタル化する必要はありません。契約書の発行や管理にかかる費用よりも、サービスの月額基本料金のほうが高くつく可能性があるからです。

電子契約のシステム導入には費用がかかるため、投資する金額に見合った費用対効果が得られるかを事前に検討することが大切です。

そのためには導入時の初期費用と、継続してかかる費用(ランニングコスト)の両方を視野に入れて、総合的に判断することが不可欠です。

電子契約における相手方の負担

最後に電子契約サービスを導入することによって発生する取引先への負担について解説します。

締結に用いる電子署名が「当事者型」の場合、双方が電子証明書を発行する必要があるため、取引先にも同様の電子契約サービスを利用してもらう必要があります。

取引先が電子契約サービスを導入していないケースでは、費用面で大きな負担をかけることになります。

一方「事業者署名型」であれば片方が電子契約サービスを利用していれば、相手方はメールアドレスさえあれば契約の締結が可能なため、負担は軽減されます。

いずれの署名型であっても取引先が電子契約システムを導入していない場合、電子契約に対する取り扱いを社内で定めたり、業務フローを変更したりと手続き面の負担をかけることになるため、契約締結の準備期間を設ける必要があります。

まとめ

電子契約サービスの導入費用や具体的な費用対効果を解説しました。

電子契約サービスを導入することで、契約書の作成に必要な紙代やインク代、取引先への郵送代をはじめ、封書代、収入印紙代、保管用のファイル代、棚代、管理用の人件費を削減できます。

また、契約締結までの時間短縮やセキュリティの向上といったメリットもあります。サービスは月額の基本料と従量課金で構成されるものが一般的です。

月額基本料金は1~4万円程度、従量課金は1契約あたり50~300円が相場です。電子署名の種類によっては取引相手に負担をかけてしまうため、あらかじめ相手の状況を確認することが必要です。

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